Các Hàm Excel Cơ Bản Cho Người Mới

Chào các bạn! Đặc biệt là chào những bạn nào có sự hâm mộ và say mê nhất định với Excel nhé. Tiếp tục với loạt bài mới về thủ thuật máy tính, thủ thuật văn phòng. Hôm nay HoangTham.Com trân trọng chào mừng các bạn đến với bài viết mới về các hàm Excel phổ biến và hay sử dụng nhất.

Trước hết, mình mong các bạn đọc cực kỳ thông cảm. Vì thời gian vừa qua, Website của mình cho ra các bài viết mới chưa được đều đặn cho lắm.

Trong thời gian tới đây, mình cố gắng sắp xếp thời gian để viết bài thường xuyên hơn. Thú thực với mọi người là mình đang có rất nhiều nội dung việc công tư đan xen. Đó là lý do chủ yếu làm cho quãng thời gian vừa qua của mình bị xáo trộn.

Ok, Fine! Không sao, sau đây chúng ta sẽ tập trung vào tìm hiểu về một số kiến thức liên quan đến các hàm sử dụng trong Excel nhé.

Một số hàm Excel thông dụng cho mọi người:

Nói đến Excel thì đối với ai đã từng sử dụng thành thạo hoặc mới làm quen bập bẹ đến Excel thì đều đã từng dùng đến hàm Sum, hàm SumIF, hàm Product…

Vâng, mình thực ra cũng chưa có nhiều kinh nghiệm trong việc làm các phép tính trên Excel. Một phần vì mảng kiến thức trong Excel là rất lớn. Đặc thù công việc của mình có dùng đến nhưng với lượng thời gian không có nhiều.

Mình sẽ giới thiệu những hàm Excel cơ bản và phổ biến mà mọi người trong chúng ta thường xuyên dùng đến nhé.

* Làm quen với các hàm Excel tính toán:

1. Hàm tính tổng (hàm Sum):

Có thể khẳng định một điều với các bạn là trong các hàm Excel, hàm Sum là hàm tính đơn giản nhất. Bất cứ bạn nào khi mới tập làm quen với các hàm Excel thì sẽ bắt đầu với hàm Sum này.

Đối với hàm Sum, mình lấy ví dụ như hình vẽ là tính tổng giá trị ở các ô A2, B4 và B7 để cho ra kết quả ở ô B11 nhé.

Hàm Excel cơ bản

Cách làm đơn giản nhất đó là ở ô B11, các bạn nhập =Sum( sau đó giữ phím Ctrl và đưa con trỏ chuột đến các ô A2, B4 và B7 để lấy các giá trị.

Tiếp theo ta ấn Enter là chúng ta sẽ có ngay kết quả tổng xuất hiện ở ô B11.

Đối với hàm Excel, cụ thể ở đây là hàm Sum. Các bạn có thể sử dụng công thức một cách thủ công hơn một chút là ở ô cần hiện kết quả. Ở hình vẽ vừa qua là ô B11 đó. Tại ô B11 các bạn gõ =Sum(A2+B4+B7) và ấn Enter, các bạn sẽ nhận được kết quả chính xác.

Thế nào ạ. Đây là hàm Excel dễ nhất đó các bạn. Chúng ta làm nhiều, sử dụng nhiều là quen và thành thạo ngay ấy mà.

Hàm Excel SumIF – tính tổng với một điều kiện nào đó:

Ngoài ra với hàm Sum đâu chỉ có thể, mình sẽ giới thiệu thêm với các bạn hàm SumIF. Đây là hàm phép cộng giá trị với một điều kiện cụ thể nào đó.

Ví dụ như hình vẽ. Ta tính tổng các giá trị ở cột B với điều kiện các giá trị đó lớn hơn 4. Ta dùng Hàm SumIF để cho ra kết quả ở ô B8 với công thức:

=SUMIF(B1:B6,”>4″) sau đó ấn Enter để nhận kết quả nhé.

Hàm SumIFS để tính tổng với các điều kiện khác nhau:

Đi ngay vào ví dụ để các bạn dễ hiểu nhé. Ở ví dụ này các bạn xem hình dưới đây. Ta sẽ đi tính tổng số lượng Con vật là loài chó và có màu lông vàng. Yêu cầu kết quả số lượng được đưa ra ở ô C7 nhé.

Hàm Excel cơ bản - Hàm SumIFS

Như hình trên, ta dùng hàm SumIFS theo công thức:

=SUMIFS(C2:C5,A2:A5,”chó”,B2:B5,”vàng”) và ấn Enter để ra kết quả nhé.

2. Hàm Excel làm phép nhân (hàm Product):

Tương tự như đối với hàm Sum. Với hàm Product, các bạn cũng thao tác tương tự, đặt con trỏ chuột vào vị trí cần xuất hiện kết quả. Tiếp theo các bạn gõ =Product( sau đó giữ phím Ctrl và đưa con trỏ chuột vào các ô cần lấy giá trị để tính phép nhân. Chọn xong các thừa số trong phép nhân thì bạn ấn Enter để nhận kết quả nhé.

Không khác gì đối với phép tính tổng.

Ví dụ đối với phép tính nhân giá trị của ô A4 với ô B5 để ta có kết quả ở ô B7.

Sử dụng hàm Excel =Product(A4,B5) và ấn Enter để được kết quả.

Hàm Exel Product

Phép tính nhân ở trên sử dụng hàm Product. Tuy nhiên tất cả các phép tính cộng, trừ, nhân, chia. Các bạn có thể làm một cách thủ công như sau:

Ví dụ với phép nhân nhé: Ở ô cần hiển thị kết quả, bạn gõ dấu =, tiếp theo là giữ phím Ctrl và đưa chuột click và ô thừa số thứ nhất sau đó gõ dấu * và đến thừa số thứ 2 và ấn Enter sẽ cho bạn kết quả.

Về cơ bản thì hàm Product để làm phép tính nhân khá đơn giản, chúng ta sẽ cùng tìm hiểu các hàm Excel phổ biến từ dễ đến khó nhé.

3. Hàm đếm và tính tổng trong Excel:

Với bảng dữ liệu Excel, bạn muốn đếm số ô có chứa chữ số trong một vùng bất kỳ. Bạn chỉ cần gõ hàm =Count(B1:B7) và ấn Enter sẽ cho bạn kết quả ở ô B8. Kết quả ô B8 cho ta biết số ô từ B1 đến B7 (xem hình dưới).

Hàm Excel count

Hàm CountIF:

Mở rộng hơn với hàm Count ta sẽ cùng tìm hiểu thêm về hàm CountIF. Đây là hàm Excel với chức năng tính tổng với một điều kiện cụ thể.

Để các bạn dễ hình dung với Hàm Excel CountIF này. Mình đưa ra ví dụ cụ thể như sau:

Tổng có bao nhiêu ô ở cột B có giá trị lớn hơn 4, kết quả cho ta đặt ở ô B8 nhé:

Ta sử dụng hàm Excel CountIF ở ô B8 với công thức: =CountIF(B1:B7,”>4”). Sau đó ấn Enter để thấy kết quả như hình vẽ.

Hàm Excel CountIF cơ bản

Đó là hàm tính tổng với một điều kiện. Tiếp tục ta sẽ tìm hiểu thêm hàm tính tổng với nhiều điều kiện khác nhau. Cụ thể trong trường hợp này chúng ta sẽ dùng đến hàm CountIFS. Xem hình dưới nhé:

Hàm Excel CounIFS cơ bản

Ở hình trên. Ta tính tổng số ô mèo ở cột A có số lượng lớn hơn 4 ở cột B. Công thức cụ thể của hàm này với ví dụ trên là: =COUNTIFS(A1:A6,”Mèo”,B1:B6,”>4″) Sau đó ấn Enter để cho ra kết quả.

Good, đơn giản thôi đúng không các bạn. Thực tế là nếu các bạn cứ sử dụng nhiều các hàm Excel thì nó sẽ không có gì khó khăn cả. Trăm hay không bằng tay quen mà.

4. Hàm Average dùng để tính giá trị trung bình:

Đúng như tên gọi của hàm Excel này. Đây là hàm dùng để tính toán giá trị trung bình của một đối tượng bất kỳ nào đó.

Ví dụ mình đưa ra với các bạn cho cụ thể và dễ hiểu nhé.

Chẳng hạn ta tính điểm thi kết thúc năm học của một em nữ sinh xinh đẹp cuối năm lớp 11 nhé.

Hàm Average Excel cơ bản

Với kết quả trên cho ta thấy em này được cái xinh xắn, mỗi tội học thì ngu.

Theo hình trên thì ta tính kết quả trung bình cả năm ở ô B9. Vậy ta có giá trị chính là điểm số của em gái đó từ ô B2 đến ô B8 ta sẽ dùng công thức đơn giản:

=AVERAGE(B2:B8) sau đó Enter và ta được kết quả nhé.

* Một số hàm Excel về Logic:

1. Hàm Excel điều kiện If:

Ta tìm kết cho kết quả của một đối tượng thỏa mãn một điều kiện bất kỳ nào đó, nếu không thỏa mãn thì sẽ cho kết quả còn lại.

Nói cho dễ hiểu, hàm Excel điều kiện giúp cho chúng ta kiểm tra xem điều kiện có được đáp ứng đúng hay không. Nếu không sẽ trả về giá trị kia.

Công thức tổng quát của hàm Excel này như sau:

=IF(điều kiện, “giá trị 1”, “giá trị 2”)

Một ví dụ cụ thể để các bạn dễ hình dung như hình sau đây:

Hàm IF excel cơ bản cho người mới

Ảnh ở trên thể hiện kết quả của em Nữ sinh xinh đẹp nhưng học thì ngu.

Cột C ta sẽ đánh giá kết quả từng môn học, môn nào điểm thi dưới 5 thì đánh giá “trượt”. Ngược lại với điều kiện trên thì qua. Cụ thể với môn toán nhé.

Ta dùng công thức =IF(B2<5,”trượt”,”qua”) ở ô C2 và ấn Enter. Môn toán em thi qua vì có điểm số là 5. Tương tự các môn con lại áp dụng đúng công thức đó.

Nếu muốn nhanh, các bạn đưa con trỏ chuột vào góc dưới cùng bên phải ô C2. Con trỏ chuột biến thành dấu + thì ta kéo đến hết cột. Các ô còn lại sẽ cho ra kết quả rất nhanh.

Hàm IF lồng như hình dưới, với công thức với nhiều điều kiện lồng ghép vào nhau. Các bạn có thể xem hình và công thức dưới đây để tự suy ra cách tạo công thức nhé.

Công thức: =IF(B2>6,”khá”,IF(B2>5,”vừa phải”,IF(B2>4,”ngu”,”quá ngu”)))

HÀm IF lồng excel cơ bản

2. Hàm AND:

Hàm AND để chúng ta sử dụng để nhận kết quả là đúng nếu tất cả các điều kiện là đúng. Ngược lại sẽ cho ta kết quả là Sai nếu một trong các điều kiện là Sai.

Một ví dụ để các bạn dễ hiểu hơn về cách sử dụng hàm AND này:

Hàm Excel cơ bản - hàm And

Ở hình ảnh trên các bạn có thể thấy công thức tương ứng với hàm AND như thế nào.

Chúng ta có mấy cô người mẫu với các tên rất chi là đẹp, nào là Lan, Phương, Ngọc, Na…Mỗi cô tương ứng với một tính cách khác nhau, về cơ bản gói gọn vào thành hai đối tượng là “xấu tính” và “tốt bụng”.

Đối với nhan sắc của các cô thì chỉ có thể là “Xinh” hoặc “xấu”. Đối với mỗi cô gái đó, nếu thỏa mãn cả hai điều kiện là “Xinh” và “Tốt bụng”. Đương nhiên là mọi người sẽ duyệt, ngược lại chỉ cần không thỏa mãn một trong hai điều kiện. Có thể là cô ấy “Xấu” hoặc “Xấu tính” thì cũng vứt. Để có kết quả nhanh chóng, các bạn có thể xem hàm có công thức như sau:

=IF(AND(B2=”Tốt bụng”,C2=”Xinh”),”duyệt”,”vứt”)

3. Hàm OR:

Sau khi các bạn đã làm quen và thành thạo với hàm AND, bạn sẽ có kỹ năng nhất định về hàm Logic. Hàm OR sẽ không có gì là trở ngại sau khi bạn đã hiểu về hàm AND.

Well, vậy hàm Logic OF cụ thể được sử dụng như thế nào, các bạn có thể thấy rằng: Đối với hàm OR thì chỉ cần một điều kiện cụ thể được thỏa mãn thì sẽ cho kết quả True. Kết quả sẽ được trả về là False khi không thỏa mãn cả hai điều kiện.

Xem hình ở dưới có thể thấy.

Hàm Excel về Logic - Hàm OR

Cụ thể với hàm OR ở ví dụ trên như thế này: Bạn nào có kết quả một trong hai nội dung thi thực hành hoặc lý thuyết mà điểm dưới 5 là cho trượt ngay.

Ta sử dụng hàm OR với công thức như sau:

=IF(OR(B3<5,C3<5),”trượt”,”đậu”)

Done!

Trong bài viết gần nhất, mình sẽ tiếp tục giới thiệu với các bạn các hàm Excel nâng cao hơn một chút. Mục đích là để các bạn dễ dàng rèn luyện kỹ năng tính toán với Excel.

BẠN HÃY ĐỌC:

Các Hàm Excel Cơ Bản Cho Người Mới
4.8 (96.25%) 16 votes

Leave a Reply