Định dạng văn bản để có một file Word chuẩn

Bạn là người mới làm văn phòng, công việc của bạn thường xuyên phải thực hiện trên các ứng dụng MS Word, MS Excel. Và trong bài viết này, mình sẽ giới thiệu tới các bạn cách định dạng văn bản để có được một file Word hoàn chỉnh.

Tạo một file văn bản Word hoàn chỉnh, đúng thủ tục, nguyên tắc giúp cho văn bản của bạn hợp lệ và người đọc dễ hiểu. Chúng ta cần định dạng văn bản thật chính xác để đạt được những yêu cầu vừa rồi. Có thể một số thao tác thực hiện trên Word đơn giản như cách xóa trang trắng trong Word, các bạn có thể đọc lại bài viết trước đó. Còn bây giờ chúng ta cùng tìm hiểu:

Định dạng văn bản Word cần thực hiện những thao tác gì?

1. Bắt đầu căn lề, kích thước cho văn bản:

Việc đầu tiên trước khi bạn tiến hành gõ văn bản, đó là bạn phải căn lề cho văn bản của bạn chuẩn đi đã. Bao gồm lề trái – left, lề phải – right, lề trên – top, lề dưới – bottom. Tất cả chúng ta để ở định dạng đo là cm nhé.

Tỷ lệ căn lề chuẩn trong văn bản Word thì đối với văn bản của các cơ quan hành chính sự nghiệp là:

Với file Word cho khổ giấy A4 được căn lề cụ thể là:

– Lề trên (Top) được căn ở khoảng từ 2 cho đến 2,5 cm.
– Lề dưới (Bottom) được căn lề từ 2 đến 2,5 cm.
– Với lề trái (Left) cách mép trái từ 3 đến 3,5 cm.
– Lề phải (Right) có độ căn lề từ 1,5 đến 2 cm.

Thao tác các bạn thực hiện như sau:

Trong giao diện Word của bạn, bạn click chọn thẻ Page Layout như hình dưới.

Định dạng cho văn bản để có file word hoàn chỉnh

Sau đó bạn click chuột chọn tiếp Page Setup để chúng ta chuyển sang cửa sổ như hình tiếp theo dưới đây.

Định dạng văn bản cho Word

Tại đây, các bạn thấy trong tab Margins:

Margins:

Với Margins là tùy chỉnh căn lề cho file văn bản của bạn. Bạn căn lề thế nào thì in ra như vậy thôi.

  • Top – Căn lề trên
  • Bottom – Căn lề dưới
  • Left – Căn lề trái
  • Right – Căn lề phải.

Bạn chỉ cần quan tâm đến 4 mục căn lề cho file Word ở trên thôi ạ.

Orientation:

Với mục Orientation, các bạn có thể thấy trực quan là biết. Tức là nếu bạn muốn soạn thảo văn bản ở khổ giấy dọc thông thường thì bạn để mặc định là Portrait. Ngược lại, nếu bạn muốn file văn bản của mình nằm ngang, bạn click sang Landscape.

Vậy là việc căn lề bước đầu trong định dạng văn bản cơ bản chỉ có vậy thôi. Sau đây chúng ta sẽ chuyển sang định dạng Font chữ cho file Word của bạn nhé.

2. Định dạng Font chữ cho Word:

Việc thao tác để tùy chỉnh và định dạng Font chữ trong Word có lẽ nhiều bạn cũng đã nắm được rồi. Mình sẽ giới thiệu thêm cho đầy đủ nhé.

Như các bạn đã biết, nếu chúng ta đã gõ văn bản xong rồi, thì việc định dạng Font chữ cho Word sẽ có những khó khăn nhất định. Bạn chỉ có thể dễ dàng điều chỉnh cỡ chữ, màu chữ mà thôi. Còn Font chữ và kiểu chữ thì hơi khó một chút, vì nếu đổi sang Font chữ khác có thể văn bản của bạn sẽ không đọc được.

Cách định dạng Font chữ cho Word khi văn bản của bạn đang là trang trắng:

Định dạng Font chữ thì các bạn có thể thực hiện với Font chữ, cỡ chữ, màu chữ, làm cho chữ in nghiêng, chữ in đậm…

Trong file Word của bạn, sau khi bạn đã căn lề chuẩn như ở trên rồi. Chúng ta thao tác định dạng Font chữ như sau:

  • Bạn click chọn thẻ Home.
  • Trong thẻ Home, bạn click vào góc dưới bên trái của mục Font như hình ảnh dưới đây hoặc sử dụng tổ hợp phím tắt Ctrl + D.

Định dạng văn bản trong Word

Bạn sử dụng tổ hợp phím tắt Ctrl + D để mở cửa sổ định dạng Font.

Ngoài ra các bạn có thể sử dụng một số phím tắt thông dụng trong việc định dạng Font chữ trong văn bản Word như sau:

Ctrl + B định dạng in đậm.

Ctrl + D mở hộp thoại định dạng font chữ.

Ctrl + I định dạng in nghiêng.

Ctrl + U định dạng gạch chân.

Ctrl + Shift + > định dạng tăng kích cỡ chữ.

Ctrl + Shift + < định dạng giảm kích cỡ chữ.

Bạn có thể thực hiện như chú thích ở ảnh phía dưới đây:

Cách tùy chỉnh khoảng cách chữ trong văn bản:

Bạn muốn thay đổi, điều chỉnh khoảng cách chữ trong văn bản (trường hợp bạn đã có văn bản rồi thì bôi đen phần văn bản đó) bạn ấn tổ hợp phím Ctrl + D để mở cửa sổ Font để định dạng Font chữ.

Định dạng văn bản trong file Word

Ở cửa sổ Font các bạn chuyển sang thẻ Character Spacing để thiết lập.

Trong mục Spacing có 3 thuộc tính để điều chỉnh khoảng cách chữ trong văn bản bao gồm: Normal – bình thường; Expanded – khoảng cách rộng hơn bình thường; Condensed – Thu hẹp khoảng cách các chữ lại. Bên cạnh mục By chính là các giá trị để bạn lựa chọn và tùy chỉnh cho phù hợp.

Sau khi thiết lập khoảng các giữa các chữ, bạn click chọn OK là xong.

Đối với bản Word đã được gõ văn bản rồi:

Trong trường hợp này bạn chỉ việc bôi đen phần văn bản mà bạn muốn tùy chỉnh bằng con trỏ chuột. Sau đó các bạn thao tác như trên sẽ có kết quả.

3. Định dạng đoạn Văn bản trong Word:

Tại sao trong soạn thảo văn bản với các bản Word 2003, Word 2007, Word 2010, Word 2016. Chúng ta cần điều chỉnh đoạn văn bản? Vâng, việc điều chỉnh và định dạng đoạn văn bản trong Word là việc làm cần thiết để cho văn bản của bạn trông dễ nhìn hơn. Ngoài ra để văn bản dễ đọc, dễ hiểu, đúng với thủ tục nguyên tắc nhất.

Trước hết chúng ta cần bôi đen đoạn văn bản bạn vừa tạo. Sau đó bạn click vào góc bên phải của thẻ Paragraph để mở cửa sổ tùy chỉnh đoạn Paragraph như hình dưới.

Cách định dang văn bản trong Word

Với việc định dạng đoạn văn bản, các bạn có thể thực hiện như hướng dẫn kèm theo hình ảnh ở trên đây.

Với cửa sổ Paragraph ở trên, các bạn có thể tùy chỉnh khoảng cách giữa các đoạn văn bản với nhau bằng mục Spacing ở phần After như hình trên.

Phần Line spacing các bạn tùy chỉnh khoảng cách dòng cho đoạn văn bản của mình.

Trong phần Indentation, các bạn sẽ điều chỉnh căn lề cho đoạn văn bản. Giá trị Special thể hiện các lựa chọn cho bạn. Nếu bạn để (none) thì cả đoạn sẽ thụt vào so với lề trái hoặc phải (do bạn chọn). Nếu bạn để First line tức là dòng đầu tiên sẽ thụt vào, còn Hanging là ngoại trừ dòng đầu tiên, phần còn lại của đoạn văn bản sẽ thụt vào.

Thao tác tùy chỉnh để định dạng văn bản như hình trên xong, các bạn click OK để hoàn thành nhé.

Đặc biệt: Trong mục Line spacing mình sẽ giải thích thêm một chút để bạn dễ dàng trong việc thiết lập định dạng cho văn bản.

Định dạng văn bản trong word

Single (dòng đơn): tùy chỉnh để Font giãn nhiều nhất của dòng.

1.5 lines: Gấp 1,5 lần khoảng cách của dòng đơn ở trên.

Double: Gấp 2 lần khoảng cách của dòng đơn.

At least: Thiết lập một khoảng cách của dòng nhỏ nhất sao cho phù hợp với Font chữ của dòng.

Exactly: Cố định một khoảng cách dòng nhất định. Với giá trị này thì bạn tăng hoặc giảm cỡ chữ thì khoảng cách của dòng vẫn không thay đổi.

Multiple: Tùy chỉnh khoảng cách dòng tăng hoặc giảm bao nhiêu % so với dòng đơn mà bạn vừa chỉ định.

Vậy là các bạn có thể hoàn toàn tùy chỉnh định dạng đoạn văn bản trong Word cho chuẩn rồi nhé.

Đọc thêm: Cách Để In Một Bảng Tính Nằm Gọn Trong Một Trang

4. Định dạng Tabs như thế nào?

Đối với các phiên bản Word, mỗi khi chúng ta gõ vào phím Tab, file văn bản sẽ dịch chuyển một khoảng cách nhất định. Khoảng cách này có thể là do mặc định của MS Word, hoặc cũng có thể do chính chúng ta điều chỉnh.

Vậy việc điều chỉnh lại khoảng cách khi ta ấn Tab thì làm như sau:

Bạn mở lại cửa sổ Paragraph lên bằng cách: Trong thẻ Home của Word, bạn click chọn vào góc bên phải phía dưới của mục Paragraph. Ngay lập tức cửa sổ Paragraph mở lên như hình dưới. Bạn click chọn tiếp vào Tabs nhé.

Cách định dang văn bản trong Word

Sau khi click chọn vào Tabs… thì cửa sổ Tabs được mở lên:

Định dạng văn bản trong Word

Việc tùy chỉnh các thông số cho Tabs rất nhanh thôi. Các bạn có thể tham khảo những chú thích ở dưới:

Tab stop position: Wow, bạn sẽ gõ vào chỉ số chính là khoảng cách đến lề đến khi điểm dừng của việc nhấn phím Tab.

Alignment: Ở đây có các lựa chọn các loại tab bao gồm:

• Tab trái – Left: Khi bạn nhấn phím Tab thì điểm dừng của con trỏ chuột sẽ được đặt ở một vị trí so với lề trái.
• Tab giữa – Center: Bạn nhập gõ nội dung của văn bản sẽ được canh giữa. Và ở vị trí dừng đó, chúng ta gõ văn bản sẽ được dịch về hai bên đều nhau.
• Tab phải – Right: Bạn gõ nội dung của văn bản thì sẽ được canh phải ở vị trí dừng sau khi nhấn phím Tab và các ký tự được gõ thêm sẽ khiến cho văn bản dịch chuyển sang bên trái.
• Tab thập phân – Decimal: Lúc bạn tiến hành gõ nội dung văn bản. Văn bản của bạn sẽ được tự động canh giữa ở vị trí dấu thập phân.
• Bar Tab: Với tab này thì file văn bản của bạn sẽ chèn thêm một gạch thẳng đứng ở vị trí dừng.
Leader: Có lẽ phần này không cần thiết để chúng ta bận tâm.

Cuối cùng các bạn click chọn Set để tùy chỉnh Tabs.

Tiêp theo, bạn click chọn OK để hoàn thành thao tác.

5. Cùng tìm hiểu định dạng văn bản với Bullets, Numbering, MultiLevel List:

Bullets, Numbering, MultiLevel List chính là 3 dạng liệt kê danh mục của Word. Các chức năng này của Word đều nằm ở thẻ Home và trong mục Paragraph nhé các bạn.

Định dạng văn bản trong word

Bullets: Đây là dạng liệt kê thành list với các cấp ngang nhau. Các ký tự bạn có thể tìm rất nhiều trong mục Define New Bullet…Tiếp theo bạn click chọn vào Symbol…để lựa chọn các kí tự đặc biệt để tạo list cho sinh động.

Định dạng văn bản trong Word

Numbering: Đơn giản ở mục này là tạo và liệt kê list với chữ số hoặc chữ cái. Nếu các bạn muốn có thêm click vào Define New Number Format….để lựa chọn những kiểu tạo và liệt kê list theo các phong cách chữ, số khác nhau.

Định dạng văn bản trong Word

 

Multilevel List chính là sự kết hợp của cả hai kiểu liệt kê list dạng Numbering và Bullets ở trên. Và kiểu liệt kê list Multilevel List này có thể thể hiện nhiều cấp. Mỗi đoạn là một cấp, và đoạn này có thể là một mục con của mục khác nữa.

Cách định dạng văn bản trong Word

Đến đây là các bạn cũng có thể tự tin là mình sẽ soạn được một văn bản hoàn chỉnh với thủ tục hợp lý và đúng với quy cách.

6. Tạo khung cho văn bản:

Bạn muốn tạo khung cho văn bản, đầu tiên bạn vào thẻ Page Layout, tiếp đó trong phần Page Background các bạn click chọn vào Page Borders.

Một cửa sổ Border and Shading mở lên. Tại đây các bạn tiếp tục thiết lập các thông số để tạo khung cho văn bản.

Định dạng văn bản trong Word

Cụ thể về cách thiết lập, tùy chỉnh các thông số cho khung văn bản được thực hiện theo nhu cầu của các bạn:

7. Tạo chữ cái kích thước lớn ở đầu đoạn văn bản:

Chúng ta sẽ dùng tính năng Drop Cap trong MS Word để tạo một chữ cái đầu đoạn văn bản có kích thước lớn hơn hẳn. Nếu như các bạn đọc các tờ báo giấy truyền thống thì sẽ thấy. Thường thì chữ cái đầu tiên của đoạn văn bản sẽ nằm từ 2 đến 3 dòng. Đối với văn bản trong Word, chúng ta cũng làm được điều đó rất đơn giản thôi.

Đầu tiên bạn click chọn vào thẻ Insert, tiếp theo bạn tìm đến mục Text. Trong mục Text vừa thấy, bạn tìm đến chức năng Drop Cap để tiến hành tạo chữ cái đầu đoạn văn bản lớn hơn hẳn nhé.

Định dạng văn bản trong word

Thiết lập xong các bạn click chọn OK để hoàn thành nhé.

8. Tìm hiểu về Header, Footer và Page Number:

Lúc này bạn muốn tạo một Header và Footer các bạn thao tác như sau:

Trong thẻ Insert bạn tìm chọn đến mục Header & Footer. Đến đây bạn có thể dễ dàng tùy chỉnh và thiết lập định dạng Header & Footer cho văn bản của mình rồi chứ.

Ngược lại, một khi bạn đã chán với Header & Footer thì chúng ta cũng rất dễ dàng xóa nó đi. Bạn chỉ việc click vào Remove header.

Đối với văn bản trong Word thì cách đánh số trang cũng khá đơn giản. Mình đã giới thiệu rất chi tiết cách đánh số trang trong Word ở tất cả các phiên bản Word 2003, Word 2007, Word 2010, Word 2016 rồi. Mình không nhắc lại ở bài này nữa.

Lời kết:

Bài viết này mình trình bày rất chi tiết, vì vậy cũng hơi dài một chút. Tuy nhiên mình tin rằng các bạn mới làm quen với MS Word sau khi đọc xong bài viết này sẽ thành thạo ngay trong việc định dạng văn bản chuẩn và cho ra lò bản Word hoàn hảo. Mọi ý kiến đóng góp mong các bạn gửi cho mình ở phần bình luận dưới nhé.

Định dạng văn bản để có một file Word chuẩn
4.8 (96.25%) 16 votes

Đăng bình luận